Podczas organizacji wesel z młodymi parami zauważam, że jednym z ich problemów bywa współpraca z różnymi podwykonawcami. I jest to o tyle zaskakujące, że są to przecież osoby od tego, aby na weselu problemów unikać.
Podam tylko kilka przykładów. Brak czasu lub niedotrzymywanie terminów. Informowanie o innych warunkach usługi po podpisaniu umowy lub dodatkowych opcjach, które okazują się niezbędne, aby efekt końcowy był zadowalający. Korzystanie z innych produktów lub materiałów lub nie wywiązywanie się z ustaleń.
Nie jest moim celem, aby przedstawić Wam obraz branży weselnej jako nieprofesjonalnej. Chcę tylko, żebyście od początku zwracali uwagę na pewne elementy i decydowali się na współpracę z tymi, którzy dadzą Wam poczucie bezpieczeństwa i spokoju albo przynajmniej nie będą ich odbierać.
Większość niepotrzebnych sytuacji jest spowodowana brakiem konkretnych ustaleń lub niedostatecznym omówieniem różnych scenariuszy. Jeżeli nie macie czasu, aby zaangażować się w organizację wesela to osoby, które z Wami pracują o tym wiedzą i czasami z tego korzystają. Z drugiej strony wiem, że jeśli oddajecie sprawy w ręce profesjonalistów to chcecie, żeby wszystko było zorganizowane jak najlepiej. I jeśli takich wybierzecie, pewnie tak będzie, ale na wszelki wypadek najpierw to sprawdźcie.
Zacznijmy więc od tego, co znaczy być profesjonalnym w tej branży.
Co warto ustalić na pierwszym spotkaniu?
Pierwsze spotkanie służy temu, żebyście poznali ofertę danej osoby/firmy i dowiedzieli się, w jaki sposób zajmują się swoją dziedziną. Posłuchajcie o przykładach z ich realizacji, zobaczcie portfolio. Nie spodziewajcie się natomiast, że ktoś pochwali się porażkami. Zapytajcie więc o możliwość kontaktu z osobami, których wesele już zostało zorganizowane.
Zwróćcie też uwagę czy w rozmowie dowiecie się, czego dana osoba nie jest w stanie wykonać, nie podejmie jakiegoś ryzyka lub czegoś nie zrobi, bo nigdy się tym nie zajmowała. Ewentualnie poinformuje, że ustali, jakie są możliwości i wróci z taką informacją. Cenię sobie doświadczenie, ale wzbudza moją wątpliwość, kiedy ktoś mówi, że wie i potrafi wszystko.
Podczas pierwszego spotkania może paść pytanie o Wasze oczekiwania. I nic w tym dziwnego, natomiast na początku możecie nie mieć ich do końca sprecyzowanych.
Na tym etapie macie prawo nie wiedzieć, czego chcecie, zapytać o możliwości i posłuchać dobrych rad. Zbierzcie ich jak najwięcej, natomiast potem włóżcie pracę w wybranie najlepszego dla siebie wariantu wesela. Podczas przygotowań do ślubu warto zadać odpowiednie pytania.
Pamiętajcie też, że nie można mieć wszystkiego, a przy weselu możliwości jest mnóstwo. Omówcie różne opcje, zdecydujcie się na jeden kierunek, a potem egzekwujcie jego realizację. Wiecie już od czego zacząć organizację wesela? Jeśli nie, to już teraz zapoznajcie się z treścią naszego artykułu.
Planowanie wesela, jak dokonać ustaleń?
Najprostsza zasada w kwestii ustaleń jest taka, żeby ustalić wszystko, co możecie ustalić. Wtedy nie pozostawicie miejsca na domysły i wątpliwości, gdyby coś poszło niezgodnie z planem. Czasu przed weselem jest na ogół wystarczająco dużo, aby każdy scenariusz omówić i dograć szczegóły. Potrzebujecie tylko raz to zrobić.
Z każdym partnerem będziecie podpisywać umowę. Wykorzystajcie ten dokument dla swoich potrzeb, uwzględniając w nim wszystkie ustalenia. Nie ma problemu, żeby umowa lub formy załączników do niej zawierały jak najwięcej omawianych kwestii. Daje Wam to bezpieczeństwo, porządkuje współpracę, a w przypadku braku wywiązania się z ustaleń, daje możliwość otrzymania przynajmniej częściowej rekompensaty. Jeśli jednak ustalenia nie przyjmują formy umowy, zadbajcie, żeby mieć na piśmie (choćby e-mailowo) wszystkie tematy potwierdzone.
Kto realizuje usługę?
W przypadku większych firm zdarza się, że ustaleń dokonujecie z osobą, która nie będzie bezpośrednio uczestniczyć w realizacji usługi, a otrzymane od Was informacje przekazane zostaną dalej. Może tak być, jeśli będziecie mieć pewność, że taka osoba zostanie rzetelnie o wszystkim poinformowana (patrz punkt wyżej, dokładnie spisane ustalenia łatwiej jest przekazać innym osobom). Zawsze więc pytajcie, czy osoba, z którą ustalacie wszystkie rzeczy będzie na miejscu odpowiedzialna za przebieg usługi. Jeśli nie, upewnijcie się, że wszystko dokładnie wie lub ustalcie czy jest możliwość, żeby z tą osobą przed weselem porozmawiać.
Koordynacja wesela – potrzebna czy nie?
W przypadku wesela większość usług jest przygotowywanych lub realizowanych bez bezpośredniego udziału pary młodej. Zwróćcie uwagę, że na weselu po raz pierwszy spotykają się różne ekipy, które ze sobą współpracują. Od tej współpracy z kolei zależy powodzenie wesela. Dlatego koordynacja przebiegu przygotowań i wesela w rękach jednej, upoważnionej przez Was, osoby jest bardzo dobrym pomysłem. To może być znajomy, ktoś z rodziny lub konsultant ślubny. Osoba, która da Wam pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, a ewentualne, nieprzewidziane problemy zostaną skutecznie rozwiązane.
Ciekawa jestem waszych doświadczeń z usługodawcami weselnymi – podzielcie się nimi w komentarzu lub e-mailowo: biuro@slubywplenerze.com.pl